כאשר אתם צריכים לארגן אירוע, יש לכם שתי אפשרויות: אן שתעשו את זה לבד או שתשכרו חברות הפקת אירועים. אם מעולם לא עסקתם בארגון אירועים, זוהי משימה מורכבת ותובענית באמת. עם זאת, במקרה שתחליטו ללכת עם חברה, יש דברים שכדאי לדעת.
ראשית, אין עוררין על כך שחברות ניהול האירועים חוסכות לכם זמן ושנית, הן הופכות את האירועים לאטרקטיביים, בלתי נשכחים, יעילים, מאורגנים ובסך הכל – מוצלחים יותר.
נראה שאין משימה קלה יותר מאשר לחפש בגוגל ולבחור חברה שתארגן עבורכם את האירוע. אבל יש בעיה אחת קטנה: באיזו מהן לבחור בין כל החברות? איך לבחור את הטובה ביותר? ננסה לעזור לכם במשימה (לא קלה) זו.
דעו מה הצרכים שלכם
ראשית, ערכו רשימה. לפני יצירת קשר עם החברה, ודאו שהיא יכולה להציע בדיוק את מה שאתם צריכים. אל תתמכרו יותר מדי לתיאור, היו תמציתיים וספרו ספציפית את מה שאתם רוצים. לא מזיק לבקש הצעה רשמית מחברת ניהול האירועים ולהכיר אילו סוגי אירועים הם מארגנים.
בצעו בדיקת רקע אודות החברה
בשל התחייבויות משפטיות וחוזיות, כמו גם איכות העבודה, הכי בטוח להכיר את החברה בה בחרתם. אם בחרתם בחברה קטנה, חדשה או שמעולם לא שמעתם, חשוב מאוד לבדוק את חוקיות שלה ואת קיומו של המשרד. אינכם רוצים לבצע תשלום מראש ולעולם לא לשמוע מהם שוב.
האם הניסיון משנה?
הניסיון, יחד עם המחיר, אמור לשחק תפקיד מכריע בבחירת החברה הטובה ביותר. ניסיון מומלץ לרכוש באמצעות תרגול, בעוד שמספר עבודות המבוצעות בהצלחה הן בדרך כלל ערובה לאיכות.
איך לעשות את זה? – בקשו מהחברה להעביר את הפניות שלהם ואם זה אפשרי מצגת וידאו שבה תוכלו לראות חלק מהפקת אירועים עסקיים שהם ארגנו. קיום מצגת מקצועית יכול להיות אחד המדדים לרצינות המשרד עצמו. בנוסף, ניתן לפנות גם ללקוחותיהם הקודמים והנוכחיים ולבקש מהם חוות דעת.
מצאו את משוואת התקציב
תקציב ממלא את אחד התפקידים החיוניים בבחירת הפקת אירועי חברה; ולמרות שהמחיר לא צריך להיות מכריע, לפעמים הוא זה ששובר עסקה. אם אתם בתקציב מצומצם, קחו בחשבון שהעסקת חברה זולה לא אומרת בהכרח איכות נמוכה. אבל גם, בחירה באחת יקרה יותר יכול להיחשב כאופציה כל עוד אתם מצמצמים בהוצאות אחרות.
הקפידו על ציוד איכותי
אם ארגון האירוע שלכם מצריך מערכת אור וקול, לוגיסטיקה או ציוד ספציפי יותר, שאלו האם החברה מחזיקה בציוד כזה והאם היא מספקת את השירותים. אחרת תצטרכו לעשות את החלק הזה של העבודה בעצמכם.
מה שלא ניתן להסיק הוא שאסור לכם להיות מכוונים ומונעים רק על ידי גורם אחד בבחירת חברת ניהול האירועים הנכונה. לכולם יש הרבה מה להציע, אבל לפעמים לא תזדקקו לכל מה שברשימת השירותים שלהם.
